Liigu sisu juurde Liigu peamenüü juurde Liigu vaegnägijate bloki juurde

IT arendustest ja nendega seotud hankemenetluste valikust töötukassas 2009-2010

Prindi

Lisatud 09.03.2010 | Uuendatud 12.10.2010

Töötukassa infosüsteemide osakonna juhataja Urmas Visse ülevaade töötukassa IT arendustest on avaldatud seoses tänase Ã?ripäeva artikliga "Töötukassa jagas üle 30 miljoni konkursita".

 

Tööturuameti likvideerimise otsus jõustati Vabariigi Valitsuse seaduse redaktsiooniga, mis jõustus 14.02.2009. Tööturuameti lõpetamiseni oli sellel hetkel jäänud täpselt 76 päeva. Tööturuameti funktsioonide üleviimine ei olnud mõeldud kindlasti mehhaanilise toiminguna. Eesmärk oli siis ja on ka praegu põhimõtteliselt teistsugustel, kaasaegsetel põhimõtetel töötava tööturuasutuse tekitamine. Tänapäevased, normaalselt realiseeritud tarkvaralahendused on oluliseks eelduseks kaasaegse organisatsiooni toimimisel. Juba laienemise eelses töötukassas oli igapäevases töös IT-l suur roll, mis võimaldas sealhulgas mitte paisutada personali hulka liiga suureks ja võimaldas hoida töötuskindlustussüsteemi haldamise kulud võimalikult madalad koos mõistliku organisatsiooni ülesehituse ja hea juhtimisega.
Eelarvemuudatused, peale mida oli võimalik alustada praktilisi samme tööturuameti funktsioonide ülevõtmiseks, kinnitas töötukassa nõukogu 23. veebruaril 2009. Vastavalt töötukassa poolt esitatud taotlusele andis tööturuamet 26. veebruaril 2009 volituse ligipääsuks tööturuteenuste ja â??toetuste andmekogu tarkvaralisele lahendusele ja muule IT alasele informatsioonile, et töötukassa saaks analüüsida olemasolevaid ja piiritleda uusi vajalikke IT lahendusi.


Menetluse infosüsteem
Tööturuameti olemasolev tööturuteenuste ja â??toetuste registri tarkvaraline lahendus, TTIS oli alates 2008. aasta keskpaigast sagedasti tõrkunud (kuni pikaajaliste seisakuteni välja). 2009. aasta veebruariks oli tekkinud olukord, kus klienditeenindus seiskus mitmel korral nädalas, halvematel juhtudel terveks päevaks. TTIS ei vastanud ka äriprotsessidest tulenevatele vajadustele. Tegu ei olnud infosüsteemiga klassikalises mõttes vaid nn toimingute registriga. TTIS kohta puudus ka tehniline dokumentatsioon, mis sisuliselt välistas võimaluse tema arendamiseks. Koostöös MicroLink Eesti AS-iga ja hiljem koostöös AS-iga Helmes realiseeriti riski piiril pisemaid muudatusi, et oleks võimalik tagada TTIS-i igapäevane töö ja seeläbi mingilgi tasemel töötuks jäänud inimeste teenindamine. Erilisi edusamme ei saavutatud, sest TTIS tehniline lahendus oli olemuslikult ajale jalgu jäänud, kandes endas kõiki teadaolevaid ebaõnnestunud tarkvaraarenduse tunnuseid. Põhimõtteliselt oli prognoositav TTIS-i kollaps hiljemalt 2009. aasta sügiseks, kui klientide arv taas oluliselt kasvama hakkab. TTIS segas nii tööturuameti, kui alates 1. maist 2009 ka töötukassa igapäevatööd, mitte ei aidanud sellele kaasa. Põhimõtteliselt tuli funktsioonide ülevõtmise järel äriprotsesside muudatused (lihtsam, kiirem ja läbipaistvam menetlus) edasi lükata kuni uue infosüsteemi valmimiseni. Märtsi keskpaigaks suutis töötukassa IT osakond analüüsi käigus piiritleda tööülesande, mis vahetaks välja TTIS-i funktsionaalsusest kriitilise osa. Uue tarkvara arendustöö mahuks kokku on hinnanguliselt 35000 töötundi, kriitilise osa töömahuks 12180 töötundi. Oli selge, et antud olukorras ei olnud töötukassal aega avatud hanke kaudu arendajat leida, sest rahvusvahelise hanke protseduur (sest mahud on piisavalt suured) ise on juba piisavalt pikk, minimaalselt paar kuud. Mitte mingit libastumise ega kriitilise tähtsusega aja kaotuse riski ei võinud olla. Töötukassa rääkis analüüsi etapil läbi mitmete erinevate võimalike pakkujatega, kellel oli korraga välja panna piisavalt suur arendusmeeskond (korraga 3-4 kogemustega analüütikut, 15 kogemustega programmeerijat teatud tehnoloogiate võimekusega jne). Sellise suurusega tööülesande lahendamiseks peab pakkujal olema väga kõrge võimekus. Analüüsi käigus suhtles töötukassa mitmete ettevõtetega, näiteks AS MicroLink Eesti, AS Helmes, AS Affecto jne. Ainuke ettevõte, kes oli viivitamatult nõus arendusse paiskama suured jõud, tegema septembriks uue lahenduse ja koolitama välja ca 350 kasutajat, oli AS Webmedia. Nende esindajad said hästi hakkama ka proovitööga, mis andis vajaliku täiendava kindlustunde.
Riigihangete seadus annab võimaluse erakorralises olukorras käituda operatiivsemalt, mida töötukassa ka tegi. Vastasel korral oleks me väga tõenäoliselt seisnud silmitsi seiskunud töötute teenindamise ja toetuste maksmisega kõige kriitilisemal tööpuuduse kasvu ajal. Vastavalt riigihangete seadusele esitati 31.03.2009 AS-ile Webmedia ettepanek pakkumuse esitamiseks uue infosüsteemi esimese etapi realiseerimiseks septembri alguseks (5 kuuga). Eeldatav arendustööde maht nagu varem mainitud, oli analüüsi põhjal 12180 arendustundi, mis osutus väga täpseks hinnanguks. Ã?lejäänud arendusmahtu, nn II etappi, mis koosneb peamiselt EL poolt finantseeritavate tööturuteenuste osutamise IT lahendustega toetamisest, sellel hetkel ei hangitud, sest selle täpne sisu ei olnud 2009. aasta kevadel veel teada (selgus alles hiljuti, 2009. aasta lõpus, kui hakkas kehtima vastav ministri käskkiri). Vaatamata esmapilgul ebareaalsele tähtajale on uue infosüsteemi (EMPIS) I etapp eelmise aasta sügisest alates kasutuses ja toonud menetlusse täiesti uue kvaliteedi ja kiiruse. Näiteks on esmakordselt võimalik reaalajas kontrollida, kas vastuvõtule tulnud töötu saab töötasu ning tänu sellele on välja tulnud mitmed süsteemi kuritarvitamise juhtumid, mida TTISiga ei saanud vastava andmevahetuse puudumise tõttu tuvastada. Lisaks adekvaatne statistika, mis on eelduseks analüüsile ja kvaliteetsete juhtimisotsuste tegemisele. Vaatamata peaaegu võimatule ajagraafikule ei ole mitte üheski tarkvaraarenduse hea tava põhimõttes järeleandmisi tehtud: tehtud arendused on hästi dokumenteeritud, muudatuste ajalugu on hästi jälgitav, enne kasutuselevõttu läbib iga muudatus testimise testkeskkonnas jne.


Dokumendihaldus
Lisaks pädevale menetlussüsteemile oli vajalik välja vahetada ka dokumendihaldustarkvara. Uuenenud töötukassa kontekstis olid sobimatud nii olemasolevad tööturuameti kui ka senised töötukassa tarkvaralahendused. Töötukassa ei vajanud mitte lihtsalt dokumendihaldustarkvara, vaid vastavat funktsionaalsust kandvat komponenti töötukassa infosüsteemide tervikpildis (mis koosneb omavahel suhtlevatest menetlustarkvaradest, finantssüsteemist, dokumendihaldusest jne). Analüüs, millist tarkvaralahendust töötukassa vajab, jõudis valmis aprilli alguseks. Turuanalüüsi käigus valiti välja sobiv lahendus, mida tema avatuse tõttu oli võimalik reaalajas juurutada ning seostada teiste töötukassa menetluse infosüsteemidega. Vastavalt riigihangete seadusele esitati 17.04.2009 AS-ile Webmedia ettepanek pakkumuse esitamiseks. 1. mail 2009 võeti kasutusele uus dokumendihalduskeskkond, mis on seotud teiste töötukassa infosüsteemidega (osaliselt tööd veel käivad).


Arvutivõrk ja riistvara
Tööturuameti kontoritevaheline VPN võrk oli rajatud põhiosas enne 2000. aastat, kuid selle rajamine oli siis jäänud üldjuhul pooleli. Põhimõtteliselt võis öelda, et uues kontekstis töötav võrk puudus, võrgu infrastruktuur oli kaardistamata, töötukassa laienemise hetkeks tuli rajada laivõrk ja asi kontrollitavaks muuta. Kuna laienemise eelsel töötukassal oli juba olemas konkreetse tootja turvalahendus, siis lähtuti üle Eesti paiknevate kontorite ühendamisel sellest. Seadmed tuli lühikese ajaga tarnida ja seadistada 28 asukohas üle Eesti. Järgides riigihangete seadust esitati ettepanek pakkumuse esitamiseks AS-ile Stallion, kes oli töötukassa senise turvalahenduse tarnija ning hooldaja ja kes oli hanke edukas pakkuja koos finantseerija 3StepIT OÃ?-ga (töötukassa üldiselt rendib kogu riistvara).
Tööturuametil puudusid kesksed kohtvõrgu serverilahendused. Osaliselt pakkus neile seda Sotsiaalministeerium, sisuliselt toimis vaid keskne e-posti lahendus. Laienemise eelse töötukassa serverilahendus ei olnud mõeldud nii suurele kasutajate hulgale nagu peale laienemist. Ã?lilühikese tähtajaga tuli hankida serverilahendus, installeerida ja kasutusele võtta mastaapsed tarkvaralahendused. Ettepanek pakkumuse esitamiseks serverilahenduse saamiseks tehti kolmele ettevõttele, edukaks pakkujaks sai MicroLink Eesti AS ja GreenIT OÃ? ühispakkumus.
Tööturuameti arvutipark oli aastatest 1996 â?? 2001. Vaid tööturuameti keskkontoris oli arvuteid, mis olid uuemad ja on kasutuses siiani. Tööturuameti arvutid olid seisus, kus nende keskse serverilahenduse külge ühendamine ei olnud tehniliselt võimalik, nad olid lihtsalt nii vanad, uuem tarkvara neis lihtsalt ei töötanud. Ã?lilühikese ajaga tuli arvutid tarnida asukohtadesse üle Eesti ja igapäevatööd segamata välja vahetada. Vahetus oli võimalik vaid õhtuti, öösiti, nädalavahetustel, mis eeldas pakkujalt vastavat võimekust, väga head logistikat ja suurt hulka personali. Küsimus ei olnud vaid arvutite müügis ja kohaleviimises, pakkujal peab olema võimekus osutada garantiiteenust üle Eesti neljatunnise reageerimisajaga on-site. Peale arvutivajaduse kindlakstegemist (kui oli paigas laienenud töötukassa struktuur ja koosseisud), esitati ettepanek pakkumuse tegemiseks viiele ettevõttele. Kahjuks olid esitatud pakkumused ebakorrektselt vormistatud (erinevatel pakkujatel erinevad vead), mis oli osaliselt tingitud hankedokumentide ebatäpsusest ja seetõttu oli pakkumuste sisuline võrdlemine võimatu. Töötukassa tunnistas hanke nurjunuks ja kuulutas välja uue hanke, esitades järjest kriitilisemaks kujunenud tarnegraafiku tõttu ettepaneku pakkumuse tegemiseks kahele suuremale esimeses hankes osalenud ettevõttele, kellega oli varasem õnnestunud koostöökogemus: AS-ile MicroLink Eesti ning AS-ile IT Grupp. Edukaks pakkumuseks osutus AS IT Grupp ja 3StepIT OÃ? ühispakkumus.
Rendihangete puhul on pakkuja otsustada, millise rendifirmaga koostööd tehakse või ühispakkumus esitatakse. Töötukassa seda kuidagi mõjutada ei saa. Töötukassa rendihangetel on finantseerijatena pakkujateks olnud mitmed erinevad ettevõtted GreenIT OÃ?, AS Sisustusrent, 3StepIT OÃ?. Juhul kui kontoritehnikat/seadmeid renditakse nt avatud hanke käigus renditule lisaks (nt et saada identse konfiguratsiooniga arvuteid), ei ole mõistlik kasutada teist rendileandjat.

Raamatupidamistarkvara
Tööturuameti raamatupidamistarkvarana oli kasutusel selleks ilmselgelt ebasobiv lahendus. Tegelikult klassikalises mõttes tööturuametil ei olnudki raamatupidamist. Laienenud töötukassa jaoks oli ebapiisav ka töötukassa poolt seni kasutatud tarkvara. Vaid napilt kahe kuuga tuli välja vahetada töötukassa raamatupidamistarkvara ja liita sinna tööturuameti kontekst (sh liides menetluse infosüsteemiga). Ei olnud mitte mingit võimalust, et mai esimesel tööpäeval ei saa töötud oma raha kätte, selle tõttu, et töötukassa ei ole suutnud juurutada pädevat tarkvaralahendust. Töötukassa otsis turult tegijat, kellel oleks kogemus nii töötukassa olemasoleva raamatupidamistarkvaraga kui kogemus nö suurema kaalukategooria finantsarvestustarkvara juurutamisel, mis sobituks laienenud töötukassa IT tervikpilti. Turuâ??uuringute tulemusel esitati vastavalt riigihangete seadusele ettepanek pakkumuse esitamiseks OÃ?-le Hät Systems, kes osutus ka edukaks pakkujaks ja kes sai ülikriitilise ülesandega hästi hakkama.


Uus töölepingu seadus
Uue töölepingu seaduse esimese versiooni võttis riigikogu vastu küll 2008. aasta detsembri lõpus, kuid sellele järgnesid kohe läbirääkimised seaduse muutmiseks, sest uue seadusega jõustuv hüvitiste pakett ähvardas kujuneda majanduslanguse oludes liiga kulukas. Töötukassa oli kaasatud läbirääkimistesse ning teadlik sellest, et 2008. aasta detsembri lõpus vastu võetud seadus väga tõenäoliselt veel muutub. Seetõttu oli selge, et menetluse infosüsteemi arenduse tellimisega kiirustamine võib lõpuks väga kulukaks osutuda â?? väga suur oli risk, et tellitav arendus tuleb veel enne 1. juulit 2009 ümber teha, sest seadust veel muudetakse. Nii viis töötukassa aprilli lõpus läbi lihtmenetluse muudatuste realiseerimiseks menetluse infosüsteemis (ettepanek pakkumuse esitamiseks tehti senisele arendajale 17.04.2009). Siiski ei päästnud see viimase minuti arendustest, sest 18.juunil 2009 kuulutati välja juba muudetud uus töölepingu seadus, jättes töötukassale selle juurutamiseks napid 14 päeva. Alles alates sellest kuupäevast oli selge, mida tuleb 1. juulist alates hakata rakendama. 1. juulil rakendus uus töölepingu seadus töötukassa menetluse mõttes probleemideta. Muuhulgas võeti kasutusele täielikult ID-kaardi põhine haldusaktide allkirjastamise lahendus. Loodi e-töötukassa


IT partneri valik
IT-valdkonnas tekib tugev konkurentsieelis sisseelamisperioodi arvelt. Ei ole võimalik, et tuleb uus pakkuja ja see uus pakkuja on kohe parem. Uus pakkuja võib olla parim IT-firma maailmas ja pakkuda teenust väga soodsa hinnaga, kuid see ei tee temast sisuliselt parimat pakkujat. Vanal pakkujal on olemas kõik tarkvara ja litsentsid, kõik tehnoloogia ja oskusteave ning kõige olulisem - töötukassa süsteemide sisemine äriloogika 100% omandatud. Uus pakkuja peab selle kõik omandama ja see omandamine toimub ainult kliendi (ehk töötukassa) arvelt. Taolise omandamise käigus tekivad märkimisväärsed riskid, mis väljenduvad ränkades eksimustes (valed väljamaksed isikutele, mastaapsed süsteemide seisakud, andmete kadu). Näiteks koosneb hetkeseisuga töötuskindlustuse infosüsteemi dokumentatsiooni dokumentide arv 196 dokumendist. Olulise info saab kätte, kui lugeda läbi 1263 lehekülge. Ã?lejäänud on vähem oluline. Lisaks tarkvarakood, kokku ca 95 000 koodirida. Sellise mahu eeldatav realistlik omandamisperiood on ca 1 aasta. Eelduseks on konkreetse kliendi poolt kasutatava tarkvaratehnoloogia tundmine. Taolist sisseelamisperioodi saab lubada vaid rahulikes tingimustes. Paraku neid rahulikke tingimusi ei ole töötukassal olnud alates 2009. aastast ja lähema aja jooksul ei paista kusagilt ka. Riigihangete seadus näeb taoliste olukordade jaoks selgelt ette lahenduskäigu, mida töötukassa ka eriolukorras on kasutanud, sest olukord ongi sõna otseses mõttes eriolukord. Seetõttu on antud perioodil märkimisväärselt suur hulk töid tehtud ära väheste kindlate firmade poolt.

 

Bännerile klikates jõuate Tripodi kutsetesti tegemise lehele Bännerile klõpsates jõuate tööta ja õpi veebilehele Bännerile klõpsates jõuate Minukarjäär veebilehele Bänner viib veebivormile, kus saate esitada küsimuse töötukassa karjäärinõustajale Bännerile klikates jõuate toomess.ee veebilehele

 

Kontaktid

Töötukassa bürood

E-post: info@tootukassa.ee
Töötukassa e-posti aadressidele saab saata maksimaalselt 10 MB mahuga e-kirju.

Skype: tootukassa

Infotelefon: 15501; 669 6513
(E-N 8.30-16.45; R 8.30-15.30, kuu viimasel reedel 8.30-12.30)

logo_eures01.png